Контроль дебиторской задолженности: как возвращать деньги до того, как долг станет проблемой
- Вопрос
- Почему клиенты платят с опозданием и как сделать, чтобы деньги приходили вовремя?
- Что сделали
- Разобрали, на каком этапе обычная оплата превращается в просроченный долг.
- Вывод
- Большинство просрочек начинается не с нежелания платить, а с того, что клиенту никто вовремя не напомнил.
Дебиторская задолженность — это деньги, которые вам уже должны: за отгруженный товар, оказанную услугу, очередной платёж по рассрочке. Работа сделана, а денег на счёте нет. И чем дольше они не приходят, тем меньше шансов получить их без конфликта.
Откуда берутся просрочки
Если посмотреть на просроченные платежи внимательно, злостных неплательщиков среди них немного. Чаще всего происходит одно из трёх.
Клиент забыл. Срок оплаты указан в договоре, который он подписал месяц назад. Счёт потерялся в почте, бухгалтер в отпуске.
Никто не напомнил. Менеджер закрыл сделку и занялся новыми клиентами. Напоминать об оплате неловко, да и не его задача. Бухгалтерия видит долг только в конце месяца.
Напомнили поздно. Первое сообщение пришло через две недели после срока, уже с раздражением. Клиент обиделся, начал тянуть, а отношения испортились.
Во всех трёх случаях деньги можно было получить вовремя. Для этого нужен порядок, а не жёсткость.
Как устроить контроль дебиторской задолженности
1. Календарь платежей. По каждой сделке должно быть видно, когда и сколько клиент должен заплатить. Для рассрочки это график, для отгрузки с отсрочкой — дата по договору. Без календаря контроль превращается в разбор завалов в конце месяца.
2. Напоминание до срока. За день до оплаты — короткое вежливое сообщение: сумма, дата, реквизиты. Большинство клиентов просто платят, потому что им стало удобно это сделать.
3. Напоминание в день оплаты. Если клиент не ответил и не заплатил, в день срока приходит второе сообщение. Без упрёков, как естественное продолжение.
4. Один раз после просрочки, дальше человек. Если срок прошёл, клиенту пишут ещё один раз, а потом дело переходит ответственному сотруднику. Бесконечные автоматические напоминания раздражают и не работают. Здесь нужен разговор.
5. Отметка оплаты. Как только деньги пришли, платёж отмечается, а напоминания прекращаются. Ничто так не портит отношения, как напоминание о долге, который уже оплачен.
Как писать напоминание об оплате
Хорошее напоминание звучит как помощь, а не как требование.
Добрый день, Ольга! Напоминаем, что завтра, 15 октября, срок оплаты по договору № 124 — 48 000 ₽. Реквизиты ниже, счёт во вложении. Если что-то изменилось по срокам, напишите, пожалуйста, договоримся.
В таком сообщении есть сумма, дата, документ и возможность договориться. Нет слов «задолженность», «просрочка» и «вынуждены».
Где заканчивается напоминание и начинается взыскание
Если после напоминаний и разговора клиент не платит, это уже другая история: претензия, переговоры, суд. Для споров между компаниями перед судом обычно нужна претензия, и чем раньше вы увидели проблему, тем сильнее ваша позиция.
Но до этого этапа доходит малая часть платежей. Основная масса просрочек решается одним вовремя отправленным сообщением.
Как это делает онлайн-офис
В онлайн-офисе за это отвечает раздел «Дебиторка». Он строит календарь платежей по графику из сделки в CRM. За день до оплаты пишет клиенту по-человечески и присылает реквизиты. Не ответил — повторяет в день оплаты. После просрочки пишет один раз, а дальше ставит дело менеджеру. Оплата отмечается в CRM, а в кабинете видно план и факт.
Работает поверх Битрикс24 и amoCRM, с другими CRM настраиваем интеграцию под вас.